在商务领域特别是外企作业环境中，往常作业交流都是用英文邮件联络的。假定你不能极好的掌控这项职场技能，就会给人不专业的感触，形象分会大打扣头。

今日口语君就教我们如何写出一篇标准的英文邮件。其实只需把“主题、称谓、正文、结束用语、署名”这五大体素搞理解，写英文邮件就so easy啦。

01

主题

主题要简明简明并杰出重要性。

短的主题可所以一个单词，如：greetings

长的可所以一个名词性短语

或一个无缺的语句(长度最佳不要跨越35个字母)

??举个比方

留心：主题的句首词和专有名词要大写。如：

application of reduce load

关于削减负荷的请求

根据邮件内容是不是重要

还可以在最初加上偏重词

例如：urgent或fyr——for your reference (供参阅)

??举个比方

urgent: submit your report today!

紧迫：今日提交陈述！

fyr: more details about tomorrow’s workshop.

仅供参阅：明日研讨会的更多细节。

02

称谓

一般以dear或hi最初，恰当于你好

dear的运用不分男女

可是假定已知对方介意或陌生的情况下，可用hi替代

问好后边紧跟的是对方的“first name”

也就是我国的“名”，而非“姓”

然后再加上英文的逗号

比方说给自个的客户、老板发邮件

就可以用dear+miss/mr./mrs.+姓

??举个比方

假定你的老板姓lewis，那么最初就可所以：

dear mr./mrs. lewis.

不晓得对方名字时：

用dear sir or madam。

收件人是一个集体时：

用dear+集体称号。如：

dear customers,

亲爱的顾客们，

dear colleagues,

亲爱的火伴们，

写给上级时：

用dear manager(尊敬的司理)或dear director(尊敬的领导)。

写给联络好的人时：

用hi+first name，显得愈加亲热随意。如：

hi tom；hi everyone；hey guys.

写给特别称谓或头衔的人时：

doctor/dr.(医生/博士)；professor/prof.(教授)。

03

正文

1. 阐明来意

在邮件最初阐明写邮件的意图

能让收件人灵敏get到要点，并及时回复

根据不一样的邮件意图，可运用不一样的句式

??举个比方

主动给别人写邮件：

可以用i’m writing to…来标明意图。如：

i am writing to inquire the procedures of examination.

我写邮件是想问询一下查核的流程。

标明谢谢：可以说

thank you for all your assistance.

谢谢您的协助。

邮件回复晚了标明抱愧：可以说

apologies for the late reply.

sorry for the delay.

非常抱愧回复晚了。

2. 邮件主体

正文有些留心，首行要与上下各空出来一行

没关系跟问好语，关于收件人在看邮件的时分

便于阅览，也愈加标准

另外每个英文单词之间要习气性的输入空格

这个在中文中不常用，我们一点给不要忽略

??举个比方

留心：

邮件内容尽量简明简明，一般不跨越5段, 每段不跨越5句话。每句话第一个单词首字母要大写。有需要偏重的词，可以用星号标示在词语两边，如*important*。尽量运用书面语, 少用缩写和简写, 避免网络用语和俚语。

假定需要添加附件，可以这样表达:

please refer to the attached document.

概况请参阅附件。

04

结束

结束一般需要对收件人再次标明谢谢。

英文函件结束也就是咱们说的结束语

最多见的就是best wishes 和 best regards

best regards也可以用“b&r”缩写替代

??举个比方

thank you for your patience and cooperation.

谢谢您的耐性与协作。

thank you for your kind consideration.

谢谢您的了解和撑持。

假定等待对方从速回复，可以说：

if you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.

假定有任何疑问，可以随时跟我联络。

i’m looking forward to hearing from you.

真挚等待您的回复。

致意有些也要根据目标和场合选择不一样的用语。

非常正式的场合

? respectfully yours

? yours respectfully

正式的场合

? very truly yours

? yours very truly

相对正式的场合

? sincerely yours

? yours sincerely

兄弟或火伴之间

? best regards

? with my kindest regards

05

署名

署名的方位在左下角

包括必要的自个信息：名字、公司、电话、地址等

以便利对方联络，最佳不要跨越4行

06

邮件中常见的缩略语

??举个比方

1.cc: carbon copy 抄送

2.fw:forward 转发

3.re: reply 回复

4.fyi: for your information 供参阅

5.fyr: for your reference 供参阅

6. btw: by the way 趁便问下，趁便提下

7. p.s: post 弥补阐明

8. asap: as soon as possible 从速

9. rsvp: 法语répondez s’il vous plait, 请回复

10. eod: end of the day 下班前，比方说eod thursday，就是周四下班前

11. tbd, tbc: to be determined/decided/confirmed 待定，比方会议室tbd，就是说会议室还待定的意思

12. ot: overtime 加班

13. n/a: not applicable 表格中有时分不答应空值的话可以填这个

14. loop in / drop: 比方有封邮件，grace觉得和谁谁有关，就回复悉数，加上loop in 谁谁，恰当于@ 相同，drop的话也是觉得谁谁无关，就回复悉数说drop谁谁，把那自个移除邮件会话。

15. afaik: as far as i know, 据我所知。

16. br: best regards, 祝好。

17. on annual leave/ business trip: 休年假，出差时一般也发封邮件给有关的火伴奉告。

18. ooto: out of the office, 外出不在单位。

19. nb：nota bene，特别留心，划要点。

20. nrn：no reply necessary，不必回复（勿回，免回~）。

21. ooo：out of office，不上班，休假中（有时分也写成ooo~）。

22. tba：to be announced，待告诉。

23. imo：in my opinion，依我之见

24. pcm：please call me， 请给我打电话

25. al：annual leave，年假

26. bbl：be back later 稍后回来

*有些图像和材料来历于网络，侵删

请记住，机缘是留给有预备的人。

前进日子质量，给足自个平安感

从出资自个初步

想具有一口好英语

和外国友人无妨碍交流？

点击阅览原文查验一下你当前的英语水平吧！回来搜狐，查看更多

责任修改：